USO DE FORMULARIOS

CONTENIDO 1.  FASES PARA EL USO DE FORMULARIOS

 CONCEPTO

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos administrativos de la Administración pública y privada de la forma externa de dichos actos.

FUNCIONES

Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:

1. Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
2. Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna – entre las unidades que componen la organización administrativa – como externa – de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.

 CARACTERISTICAS

Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo. Producen efectos, no cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos, entre otros.  Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.

 Dentro del desarrollo de formularios observamos mucha importancia en encontrar primeramente los objetivos que persiguen el elaborar un formulario, sin olvidar que podría ser contraproducente el que no sirva un formulario y que más bien genere problemas, por lo que será prioritario definir el objetivo, saber qué información va a contener y en que nos podrá servir al tener documentada. Por ejemplo es bien conocido que un rol de pagos, es la descripción completa de los rubros de ingreso y egreso de un empleado, incluyente su remuneración unificada.

 Es importante también que cada formulario tenga su codificación a fin de determinar su origen y a donde va dirigido, los mismos que pueden ir clasificados por departamento o por procesos.

 Para elaborar formularios se considerará: los tipos de líneas, tipos de letras y ante todo que la información sea lo más concreta y que se puedan sacar conclusiones rápidas de esta información.

CONTENIDO 2.  CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS

 El imprescindible estudiar las características principales de los formularios a fin de elaborarlos efectivamente.

 Explicación

 La uniformidad, el orden, la claridad, el contraste, facilidad en llenarlo, de fácil lectura, datos necesarios, dinamismo. Todos estos aspectos caracterizan a un buen diseño de formularios útiles.

 Es importante tener formularios con distintos colores sea por procesos o áreas, a fin de determinar un posicionamiento exclusivo e identificarlos más rápidamente para evitar traspapelar documentos. (Ver páginas de texto guía de 316 a 322).

CONTENIDO 3.  CONTENIDO DE LOS FORMULARIOS

 A través del estudio de este tema el estudiante podrá analizar el alcance y contenidos de los formularios, su permanencia y duración. 

 Explicación

 Es importante que el formulario cuente con un nombre a lo que se va a referir. Por ejemplo en un formulario de “análisis de control de calidad de producto terminado”,  su objetivo es el de mantener estándares de calidad descubriendo la cantidad diaria en que aparecen defectos de fabricación. Luego nos remitimos a indicar como se debe llenar el formulario, hasta definir las características de la impresión.

 Se ha de considerar que no todos los formularios son de interés, por lo que se procederá a que exista un comité conformado por un grupo interdisciplinario de personas, a fin de que se eliminen ciertos formularios que no han dado lugar a un objetivo y no han surgido resultados que puedan ser de beneficio para la empresa.

 En sí el contenido de los formularios varía de un tipo de organización a otra, es así que los formularios de un centro médico o un ministerio de salud varían respecto a una fábrica de productos o manufacturera; sin embargo, de esto hay cierto tipo de formatos que sólo podemos adaptarlos, por ejemplo un formato para aplicación de trabajo o un formato de rol de pagos, son semejantes en casi cualquier tipo de empresa. No obstante, si pasamos al nivel operativo, no es lo mismo la solicitud de materiales de una empresa de comida rápida con una solicitud de materiales de una ferretería, porque desde el punto de vista de necesidades también puede cambiar mucho su formato.

USTED UNA VEZ QUE HA LEIDO EL CAPÍTULO DE FORMULARIOS DEBERÁ QUE REALIZAR LA SIGUIENTE ACTIVIDAD

1.    Respecto a la organización de la pregunta No. 1, desarrolle lo siguiente:

Diseñe un formulario para el área de ingreso a estacionamientos.  Para el efecto, debe tomar en cuenta todos los requisitos para un adecuado diseño de formularios y utilizar la herramienta informática que usted considere más adecuada (VISIO de preferencia).  Para el efecto, debe desarrollar los siguientes puntos: formulario como tal, instrucciones de llenado (considerando un vocabulario coherente con lo aprendido en la materia) y determinación del número de copias a generarse, justificando el destino de cada una de ellas.

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1 comentario (+add yours?)

  1. Ana Beatriz Paredes Quintero
    Jul 21, 2014 @ 18:04:41

    GRACIAS MUY BUEN MATERIAL PARA TENER COMO SOPORTE AL MOMENTO DEL DISEÑO DE UN FORMULARIO

    Responder

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